Para cambiar de CRM inmobiliario sin perder datos, no des de baja el programa viejo hasta tener una exportación completa y comprobada. Después limpia, importa por partes, reconecta portales y calendarios y fija un día de cambio para el equipo. Son seis pasos, y lo que más tiempo lleva suele ser la limpieza.
Te suena: el programa que pagas se ha quedado corto o caro, pero ahí dentro están años de viviendas, propietarios y compradores, y da miedo tocarlo. Con orden, el cambio se hace sin perder nada y sin parar la agencia. Aquí tienes qué pedir a tu proveedor, el plan paso a paso y los errores que más se repiten.
Antes de nada: qué pedir a tu proveedor actual
Lo primero no es elegir el programa nuevo, sino asegurarte de que puedes sacar lo tuyo del viejo. Pídelo por escrito y con fecha:
- Exportación completa: viviendas (referencia, dirección, precio, características y estado), propietarios, compradores con lo que buscan, historial de llamadas y visitas y, si alquilas, las reservas.
- Un formato que se pueda reutilizar: CSV o Excel, con una columna por dato. Un PDF por vivienda no te sirve para importar.
- Las fotos, en una carpeta por referencia, para no tener que buscarlas una a una.
- El plazo: cuántos días tendrás para descargarlo todo después de darte de baja.
- Qué pasa después con tus datos: si los borran, cuándo y si te lo confirman por escrito.
Tienes base para pedirlo. Si el proveedor trata los datos de tus clientes por cuenta de tu agencia, el contrato de encargo debe recoger que al terminar te los devolverá o los suprimirá, a tu elección, según el artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos. Las directrices de la AEPD sobre contratos con encargados del tratamiento añaden que el contrato tiene que decir cuál de las dos opciones eliges, de qué forma y en qué plazo.
Si el programa es un servicio en la nube, el Reglamento europeo de Datos, que se aplica desde el 12 de septiembre de 2025, te da en general más apoyo. El contrato tiene que recoger, entre otras cosas, un preaviso de dos meses como máximo, un periodo de transición de, en principio, 30 días naturales con asistencia razonable, la lista de datos que puedes exportar y al menos otros 30 días naturales para recuperarlos. Hasta el 12 de enero de 2027 solo pueden cobrarte por el cambio lo que les cueste directamente, y desde esa fecha, nada. Las penalizaciones por permanencia son otra cosa y dependen de lo que firmaste. Consúltalo con tu gestoría o asesor si tu caso tiene matices.
Plan para cambiar de CRM inmobiliario en 6 pasos
El orden importa más que la velocidad. Este es el que menos sustos da; en el esquema, portales y calendarios van en el mismo paso:
1. Exporta y comprueba la exportación
Descarga todo y ábrelo antes de hacer nada más. Cuenta las filas: si el programa dice que tienes 412 viviendas y el fichero trae 380, falta algo. Mira que salen bien las tildes y la ñ (Dénia, Peñíscola), que los precios no han perdido ceros y que las fechas tienen sentido. Guarda una copia sin tocar: es tu red.
2. Limpia antes de importar
Es el paso que más se alarga y el que más se agradece. Quita duplicados (el mismo comprador con dos teléfonos), unifica las zonas escritas de dos formas (Jávea o Xàbia, Calp o Calpe: elige una y úsala siempre), aparta las viviendas vendidas hace años si no las quieres en la cartera y revisa que cada comprador tenga presupuesto y zona. Un dato mal escrito hoy es un cruce que falla mañana.
3. Importa por partes
Primero las viviendas, luego los contactos y, si alquilas, las reservas. Empieza con una prueba de 10 o 20 filas, revisa cómo han quedado y solo entonces importa el resto. Si algo sale mal con 20 filas se arregla en un rato; con 2.000, no.
4. Reconecta los portales
Cuando las fichas estén completas, con sus fotos, da de alta en cada portal el fichero del programa nuevo y retira el del viejo. Hazlo con tu contacto en el portal, para no duplicar anuncios ni dejar huecos. Lo explicamos en cómo publicar inmuebles en Idealista automáticamente.
5. Reconecta los calendarios
Si alquilas por días, conecta el calendario de cada vivienda con Airbnb, Booking y el resto de portales, en los dos sentidos. Mientras no esté hecho, revisa las fechas a mano antes de confirmar una reserva directa. Tienes el paso a paso en cómo sincronizar el calendario de Airbnb y Booking.
6. Fija un día de cambio para el equipo
Elige una fecha de temporada baja y avisa a todos: desde ese día, lo nuevo entra en el programa nuevo. Conserva el acceso al viejo unas semanas, sin trabajar en él, por si echas algo en falta, y no lo des de baja hasta estar seguro.
Errores que se repiten al cambiar de programa
- Dar de baja el programa viejo antes de comprobar la exportación.
- Importar todo de golpe, sin una prueba pequeña.
- Migrar la basura: duplicados, zonas escritas de tres formas, compradores sin presupuesto.
- Cambiar en julio o agosto, con el equipo a tope y las reservas entrando.
- Dar a los portales el fichero nuevo con las fichas a medio completar.
- No contárselo a los propietarios si les cambia algo, como el correo desde el que les escribes.
Cómo se hace en Inmotalia
Inmotalia trae un importador de ficheros CSV con cuatro tipos: «Propiedades», «Reservas históricas», «Contactos CRM» y «Clientes / Huéspedes». En la pestaña «Plantillas» tienes las cabeceras de cada uno, para preparar el fichero antes de importarlo. Las viviendas se importan desde Propiedades, con el botón «Importar propiedades», junto a «+ Nueva propiedad».
Lo que conviene saber antes de empezar:
- Las viviendas entran activas, sin fotos ni características. Eso lo completas después en cada ficha; las fotos, en la pestaña «Galería».
- Como entran activas, espera para dar a los portales la dirección de tu fichero hasta que las fichas tengan sus fotos: el portal lee lo que tengas activo en ese momento.
- Las reservas importadas bloquean fechas y disparan el aviso al administrador y las automatizaciones. Pausa las automatizaciones mientras importas reservas antiguas, para no escribir a huéspedes de hace dos años.
- Las reservas de Airbnb y Booking no se importan por fichero: sus fechas llegan conectando el calendario iCal de cada vivienda, que se lee cada hora.
- Tus datos quedan en tu casa: en la base de datos de tu WordPress, en tu servidor.
Y lo que no hace, para que lo sepas antes: no importa Excel directamente, ni ficheros XML, ni fotos; no se conecta a tu programa actual para traerse los datos, y la migración no es un servicio incluido. El fichero lo preparas tú, o quien te lleve la informática, con las plantillas. El CRM y los ficheros para portales van en los planes de pago; los tienes en planes y precios.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto se tarda en cambiar de CRM inmobiliario?
Depende sobre todo del estado de tus datos. Exportar e importar es lo rápido; limpiar y completar las fichas con fotos y características es lo que se alarga. Cuenta también con unas semanas de margen con el programa viejo a mano por si falta algo.
¿Puedo llevarme las fotos de las viviendas?
Pide a tu proveedor que te las entregue en carpetas por referencia. Si no puede, descárgalas antes de darte de baja. En Inmotalia las fotos no entran con el fichero CSV: se añaden después en la pestaña «Galería» de cada ficha.
¿Qué hago con las reservas que ya tengo en Airbnb y Booking?
No hace falta importarlas. Conecta el calendario iCal de cada vivienda y sus fechas ocupadas se bloquean en la primera lectura, que se hace al añadirlo. Las reservas directas antiguas sí puedes importarlas por CSV, con las automatizaciones en pausa.
¿Me pueden cobrar por llevarme mis datos?
Si tu CRM es un servicio en la nube, el Reglamento europeo de Datos limita lo que pueden cobrarte por cambiar de proveedor: hasta el 12 de enero de 2027, como mucho los costes directos del cambio, y desde esa fecha, nada. La permanencia y sus penalizaciones dependen de tu contrato. Consúltalo con tu gestoría o asesor si tu caso tiene matices.
Cambiar de CRM inmobiliario sale bien cuando sigues el orden: exportar y comprobar, limpiar, importar por partes, reconectar portales y calendarios y fijar un día de cambio. Si todavía estás eligiendo, repasa cómo elegir un CRM inmobiliario. Y si quieres ver cómo quedaría tu cartera, mira nuestro CRM inmobiliario para WordPress o cuéntanos tu caso.
