Check-in online alquiler vacacional: es un formulario web que el huésped rellena en su móvil antes de llegar, con sus datos personales, el tipo y número de su documento y la hora a la que llegará. Mándalo una semana antes, recuérdaselo a quien no lo haya rellenado y tendrás casi listo el parte de viajeros.
Así no tecleas pasaportes en la puerta a las once de la noche. Aquí tienes qué pedir, cuándo mandarlo, cómo lograr que lo rellenen y cómo encaja con la llegada autónoma y el parte. Fuentes oficiales consultadas el 6 de octubre de 2026.
Qué es el check-in online en un alquiler vacacional
Es el registro de viajeros, adelantado: en vez de rellenar papeles al recoger las llaves, el huésped abre un enlace y escribe sus datos en el móvil antes de salir de casa. Suele ser una página web, sin nada que instalar.
Hacerlo a distancia es legal. El Real Decreto 933/2021 te obliga a recoger los datos de cada viajero, a responder de que coincidan con su documento (artículo 4.3) y a comunicarlos, pero no exige que sea en persona. Las preguntas frecuentes del Ministerio del Interior admiten cualquier sistema que permita comprobar los datos, «incluso sin que sea necesaria su presencia física», si respeta la protección de datos (preguntas 18 y 19).
Lo obligatorio es el registro, no el formato: el check-in online es la forma cómoda de cumplir. Y te da tres cosas más:
- La hora de llegada de cada huésped, con la que ordenas la limpieza entre reservas: primero la casa de quien llega antes.
- Datos escritos por el propio viajero, con menos errores de copia.
- Una entrega de llaves más corta, que en agosto se nota.
Check-in online alquiler vacacional: qué datos pedir y cuáles no
Pide lo que exige el parte y lo que necesitas para organizar la llegada. Nada más. El anexo I del Real Decreto 933/2021 fija los datos de cada viajero:
| Dato | Qué pedir |
|---|---|
| Nombre | Nombre, primer apellido y segundo apellido |
| Documento | Tipo (DNI, pasaporte, TIE…), número y número de soporte, que el DNI español lleva impreso |
| Sexo | Si consta en el documento o el viajero lo indica |
| Nacimiento | Fecha de nacimiento y nacionalidad |
| Residencia | Dirección, localidad y país de residencia habitual |
| Contacto | Teléfono y correo electrónico; si no tiene correo, basta el móvil |
| Grupo | Número de viajeros y, si viaja un menor, su parentesco con el adulto |
Para la operativa, añade la hora estimada de llegada y las peticiones (cuna, aparcamiento, llegada de madrugada). Los datos del pago no hace falta pedírselos: sabes tú cómo te pagó.
Y lo que no debes pedir:
- Copia del DNI o del pasaporte: ni fotocopia, ni escaneo, ni fotografía. La Agencia Española de Protección de Datos lo dejó claro el 17 de junio de 2025: vulnera el principio de minimización del RGPD, porque el documento lleva datos que la norma no pide (la fotografía, la caducidad, el nombre de los padres) y facilita la suplantación de identidad.
- Datos que no vas a usar, como la profesión o el motivo del viaje: si no los pide la norma ni los necesitas, sobran.
Según la misma nota, puede bastar con un formulario, en línea o presencial, con solo los datos exigidos. Y dile al huésped para qué los pides y dónde puede leer tu política de privacidad.
Cuándo mandar el enlace y cómo conseguir que lo rellenen
Mandado con meses de antelación, se olvida; la víspera, llega tarde. Este calendario funciona para la mayoría de llegadas:
| Cuándo | Qué mandas | A quién |
|---|---|---|
| 7 días antes, o al confirmar si falta menos | El enlace, para qué es y la fecha límite | Todas las reservas |
| 3 días antes | Un recordatorio con el mismo enlace | Solo las pendientes |
| La víspera | Último aviso o una llamada | Solo las pendientes |
| El día de llegada | Recogida de datos al dar las llaves | Quien no lo hizo |
Pongamos una familia de Lyon que llega a un apartamento del Arenal, en Jávea, el sábado 15 a las 21:00. El enlace sale el sábado 8, el recordatorio el miércoles 12 y, si el viernes sigue pendiente, toca llamar.
Lo que más ayuda a que lo rellenen:
- Explica el porqué: en España, la ley obliga a registrar a todos los viajeros. Así no parece un capricho de la agencia.
- Di qué necesita y cuánto tarda: el documento a mano y unos minutos.
- Pon una fecha concreta. «Antes del jueves 13» funciona mejor que «antes de llegar».
- Escríbele en su idioma, o en inglés si no hablas el suyo.
- Recuerda solo a quien falta: a quien ya lo rellenó, le hace dudar de si se guardó.
- Únelo a lo que el huésped quiere: las instrucciones para entrar. Mándalas cuando tengas los datos, y avísalo en las condiciones de la reserva.
Un mensaje de invitación que puedes adaptar:
Hola, [nombre]: te esperamos en [vivienda] el [fecha de llegada]. La ley española nos obliga a registrar a todos los viajeros: rellena tus datos aquí antes del [fecha límite], [enlace]. Ten a mano tu documento de identidad; son unos minutos. Cuando los recibamos, te mandamos cómo llegar y cómo entrar. [Tu nombre], de [agencia].
Para los demás momentos de la estancia tienes plantillas de mensajes para huéspedes listas para copiar.
Cómo encaja con la llegada autónoma
En la llegada autónoma nadie espera en la puerta: el huésped entra con un código o recoge la llave en un sitio acordado. Por eso el check-in online tiene que estar hecho antes, y cambian dos cosas:
- Cómo compruebas el documento. En persona basta con mirar que los datos coinciden con el documento. A distancia, la AEPD pone como ejemplos los certificados digitales, comprobar que los datos casan con los del medio de pago o mandar un código de seguridad al teléfono o al correo del huésped. Elige uno y repásalo con quien te lleve la protección de datos.
- Cómo sabes que ha llegado. El parte se comunica cuando empieza la estancia, en las 24 horas siguientes. Pide al huésped que te escriba al entrar, o mira el registro de la cerradura si lo tiene, y comunícalo ese mismo día.
El resto de requisitos los tienes en la guía de la vivienda turística en la Comunidad Valenciana.
Del check-in online al parte de viajeros
El check-in online recoge los datos; el parte los comunica. Entre medias quedan pasos que son tuyos:
- Revisa lo que llega. Que el número tenga la forma de su documento, que la fecha de nacimiento cuadre y que no falte nadie del grupo.
- Completa a los acompañantes. El parte es por persona. Los datos de los menores de 14 años los da el adulto que viaja con ellos, y desde esa edad cada viajero firma su parte (artículo 4.2).
- Comprueba el documento al dar las llaves o con el sistema a distancia que hayas elegido.
- Comunica en SES.Hospedajes de inmediato y, como mucho, en las 24 horas siguientes al inicio de la estancia (artículo 6.3). La reserva se comunica aparte, en las 24 horas siguientes a hacerse, y cualquier cambio de datos obliga a comunicar de nuevo.
- Guarda el registro. Si ejerces de forma profesional, como una agencia, conserva los datos tres años desde el final de la estancia (artículo 5).
Quién está obligado y cómo organizar doce llegadas el mismo sábado lo tienes en la guía de SES Hospedajes y el registro de viajeros.
Cómo se hace en Inmotalia
En Inmotalia, el check-in online se llama pre check-in y sale de la ficha de cada reserva: pulsas «Enviar enlace pre check-in» y le mandas al huésped un enlace único para su reserva. Lo abre en el móvil, porque es una página web, y rellena «Nombre», «Apellidos», «Email», «Teléfono», «Fecha de nacimiento», «Nacionalidad», «Tipo de documento» (DNI, NIE, Pasaporte u Otro), «Número de documento», «Dirección», «Hora estimada de llegada» y «Notas / Peticiones especiales».
Lo que escribe queda guardado en la reserva. En los planes de pago, además:
- la lista «Pre check-in — Llegadas en 7 días» marca cada llegada como «Completo» o «Pendiente», y así sabes a quién volver a mandar el enlace;
- en la pestaña «Hoy», el botón «Check-in» de las «Llegadas hoy» cambia el estado de la reserva cuando el huésped entra;
- la pestaña «SES/Webpol» reúne esos datos en la tabla «Viajeros — Últimos 30 días», con el botón «Exportar CSV» y «Marcar comunicado», que guarda la marca y la fecha de cada parte.
Si entregas las llaves en persona, aprovecha para mirar el documento; en los planes de pago, el huésped firma ahí el contrato de alquiler vacacional en tu tablet o en tu móvil, y la firma queda guardada en la reserva con su fecha.
Y lo que no hace, para que no haya sorpresas:
- El enlace no sale por su cuenta: lo mandas tú desde la reserva, también para recordarlo. Las plantillas de email no tienen una variable con el enlace, así que no va en las automatizaciones.
- Recoge los datos de un titular por reserva. Los acompañantes, el sexo y el número de soporte los completas tú.
- El huésped escribe el tipo y el número de su documento. No hay copia del documento ni comprobación de identidad: esa parte sigue siendo tuya.
- El pre check-in no lleva firma, e Inmotalia no comunica nada a SES.Hospedajes: te deja los datos ordenados y el parte lo comunicas tú.
- Por iCal solo llegan fechas. Los datos de un huésped de Airbnb o Booking no entran en Inmotalia por esa vía.
Todo esto va en nuestro software de alquiler vacacional para WordPress, con reservas, calendarios y huéspedes en el mismo sitio. Qué incluye cada plan lo tienes en planes y precios.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio hacer el check-in online?
No. Lo obligatorio es recoger los datos de cada viajero, comprobarlos con su documento y comunicarlos en SES.Hospedajes en plazo. El check-in online solo adelanta la recogida; también vale hacerla en papel al dar las llaves.
¿Puedo pedir una fotografía del pasaporte para ir más seguro?
No. Para la AEPD, pedir una copia del documento vulnera el principio de minimización. Basta con que el huésped escriba sus datos y que tú los compruebes, mirando el documento al dar las llaves o con uno de los sistemas a distancia que propone la Agencia.
¿Qué hago si el huésped llega sin haberlo rellenado?
Recoge los datos al dar las llaves y comunica el parte dentro de las 24 horas. Si la llegada es autónoma, llámale antes de mandarle el código, y que rellene el formulario en ese momento o te dé los datos por teléfono.
Un buen check-in online pide solo lo que exige el parte, sale una semana antes con un recordatorio para quien falta y va unido a las instrucciones de entrada. Si quieres ver cómo se manda el pre check-in desde una reserva, pide una demostración. Y si tu caso tiene matices, consúltalo con tu gestoría o asesor.
