Overbooking alquiler vacacional: es vender las mismas noches a dos huéspedes. Casi siempre pasa en el hueco entre lecturas del iCal: Booking tarda hasta dos horas en enterarse de una reserva de Airbnb, y Airbnb hasta tres en enterarse de una de Booking. Se reduce acortando ese hueco, bloqueando a mano lo que vendes fuera y revisando las conexiones.
Aquí tienes por qué ocurre, cómo calcular tu riesgo, siete medidas que funcionan y qué hacer si ya te ha pasado.
Por qué hay overbooking aunque tengas los calendarios conectados
El iCal no avisa de nada: cada portal descarga el calendario de los demás cada cierto tiempo. Según la ayuda de Airbnb sobre calendarios sincronizados, Airbnb lee los calendarios vinculados cada 3 horas. Booking lo hace cada 2, y en su guía para gestionar el overbooking reconoce que un cambio puede tardar hasta dos horas en reflejarse en todas las plataformas.
Entre una lectura y la siguiente, unas noches ya vendidas en un portal siguen libres en el otro. Y Booking confirma las reservas sin esperar a que tú las aceptes, así que, si alguien reserva en ese hueco, no hay nada que frenar. Así se cuela una doble reserva en una villa de Dénia anunciada en Airbnb y Booking:
La ventana no es la única causa. Estas también se repiten mucho:
- Ventas fuera de los portales. Una llamada o un cliente que repite: si nadie bloquea esas noches en el momento, ningún calendario se entera.
- El propietario que se reserva una semana y lo dice cuando ya está vendida.
- Una conexión rota. El enlace cambió o se pegó en la vivienda equivocada, y deja de cerrar fechas sin avisar.
- Cancelaciones que reabren fechas. Booking explica que, con la venta automática activada, una reserva cancelada puede volver a poner a la venta la unidad aunque la tuvieras cerrada.
- Un channel manager mal configurado. Booking cita los problemas de conexión y las habitaciones o tarifas sin asignar. Te contamos las diferencias en qué es un channel manager.
Cómo calcular tu riesgo de doble reserva
Tu riesgo depende de tres cosas: cuánto tarda cada portal en enterarse de una reserva, cuántas reservas te entran y cuánta gente busca esas mismas fechas.
- Apunta la ventana de cada conexión. Hasta 3 horas si es Airbnb quien importa y hasta 2 si es Booking. Si conectas a través de un calendario central, suma lo que tarda ese calendario en leer.
- Cuenta las reservas por semana de cada vivienda en temporada alta.
- Multiplica las dos cifras. Son las horas a la semana en que unas noches ya vendidas siguen a la venta en otro portal.
Pongamos un apartamento en Jávea, en Airbnb y Booking, con cuatro reservas a la semana en julio. Cada una deja sus noches libres en el otro portal entre dos y tres horas: unas diez horas de exposición a la semana, justo en las fechas que más se buscan.
Y revisa estas señales:
| Señal | Por qué sube el riesgo |
|---|---|
| Tres portales o más sin calendario central | Cada reserva abre una ventana en cada uno de los demás |
| Muchas reservas para dentro de pocos días | Menos margen para ver el fallo y recolocar |
| Ventas por teléfono o por correo | Dependen de que alguien las bloquee a mano |
| Propietarios que usan su vivienda | Avisan tarde y nadie cierra esas fechas |
| Varias personas cerrando fechas | Cada una cree que ya lo ha hecho otra |
7 medidas que reducen el riesgo de verdad
- Conecta todas las direcciones. Cada portal tiene que importar el calendario de todos los demás. Con tres portales son seis conexiones por vivienda; tienes el paso a paso en la guía para sincronizar calendario Airbnb y Booking.
- Fuerza la lectura cuando entre una reserva cercana. Booking tiene el botón «Importar ahora» y Airbnb, «Actualiza el calendario». Úsalos con cada reserva cercana y en fechas punta: agosto, Semana Santa o los puentes.
- Bloquea primero y confirma después. Cuando cierres una venta por teléfono, cierra esas noches en todos los portales antes de confirmársela al cliente. Lo mismo con las semanas del propietario.
- Frena la última hora en el portal que menos te vende. Una doble reserva para mañana no deja margen para recolocar a nadie. Pide unos días de preaviso o, si tu alojamiento cumple los requisitos, usa en Booking la opción Solicitud de reserva, que te deja revisar cada petición antes de aceptarla.
- Revisa la venta automática de Booking. Viene activada para los nuevos colaboradores y puede reabrir fechas tras una cancelación. Está en la extranet, en Tarifas y disponibilidad › Calendario.
- Mira el estado de las conexiones cada semana. En Booking, «Error del servicio» indica una incidencia con la conexión; en Airbnb, fíjate en la fecha de la última actualización de cada calendario vinculado.
- Un responsable y un calendario de referencia. Decide qué calendario manda y quién cierra fechas. Si los propietarios y el equipo avisan siempre a la misma persona, no quedan bloqueos en el aire.
Overbooking alquiler vacacional: qué hacer si ya ha pasado
Si aun así tienes dos reservas para las mismas noches, actúa en las primeras horas y por este orden:
- Comprueba que son dos reservas de verdad. A veces es la misma, vista dos veces por un calendario importado por duplicado.
- Decide cuál se queda. Normalmente, la que se confirmó antes, aunque cuenta lo que cuesta mover cada una: un grupo de ocho en agosto es más difícil de recolocar que una pareja.
- Busca una alternativa igual o mejor. Otra de tus viviendas o la de una agencia de confianza de la zona, con la diferencia de precio y el traslado a tu cargo.
- Llama al huésped antes de escribirle. Explícale qué ha pasado, ofrécele la alternativa y después déjalo todo por escrito.
- Avisa al portal en cuanto lo detectes.
- Arregla la causa antes de seguir vendiendo.
Si recolocas al huésped en otra de tus viviendas, ese día cambian las entradas y salidas: revisa la limpieza entre reservas para que la casa esté lista a tiempo.
Lo que pide Booking
Contactar con su Servicio de atención al cliente en cuanto lo detectes. Si tienes otra unidad libre, trasladas al cliente sin coste extra; si no, le buscas alojamiento de nivel igual o superior, lo pagas y, a ser posible, organizas el traslado. Te pedirán su nombre completo, el nuevo alojamiento, el tipo de unidad y el coste adicional; pídeles también que marquen la reserva como duplicada.
Lo que dice Airbnb
Según su política sobre cancelaciones del anfitrión, aceptar dos reservas para las mismas fechas te hace responsable de la cancelación. La tarifa es del 10 % del precio de la reserva si faltan más de 30 días, del 25 % entre 30 días y 48 horas, y del 50 % de las noches no disfrutadas si quedan 48 horas o menos. Además, no cobras esa reserva, Airbnb puede marcar esas fechas como no disponibles y no puedes pedirle al huésped que cancele él.
Qué dice la ley valenciana sobre la sobreventa
En la Comunitat Valenciana, la vivienda de uso turístico es una modalidad de alojamiento turístico según el artículo 64 de la Ley 15/2018, de turismo, ocio y hospitalidad. Su artículo 20 prohíbe vender más plazas de las que puedes atender. Si ocurre, tienes que alojar al cliente en otro establecimiento de la zona de igual o superior categoría, en las mismas o mejores condiciones, y pagar el desplazamiento y la diferencia de precio. Si el nuevo sale más barato, le devuelves la diferencia.
Desde agosto de 2024, tras el Decreto-ley 9/2024, el artículo 93 recoge como infracción muy grave la sobreventa de plazas cuando no se facilita ese alojamiento alternativo. Según el artículo 94, las infracciones muy graves se sancionan con multas de 100.001 a 600.000 euros y pueden acarrear el cese de la actividad.
Cómo lo resolvemos en Inmotalia
En Inmotalia, el calendario central de tus viviendas es tu propia web. Así ataca la ventana y las otras causas:
- Cada reserva directa cierra sus noches. Al reservar en tu web, se comprueban la estancia mínima y el número de huéspedes, se crea la reserva con su referencia y sus fechas se bloquean, también en el calendario que leen los portales.
- Los portales, cada hora. Inmotalia lee los calendarios de los portales cada hora y bloquea esas fechas en tu web; así reduces mucho el riesgo de doble reserva. Si una reserva desaparece del portal, sus noches se liberan en la siguiente lectura.
- Los bloqueos a mano también viajan. Una venta por teléfono o la semana del propietario se cierran con «+ Bloquear fechas» en el calendario de la vivienda, y los portales las ven como «No disponible».
- Un semáforo por conexión. La etiqueta «Leído por el portal» se pone en verde únicamente cuando el portal ha descargado tu calendario de verdad, y cada calendario importado muestra su «Última lectura». Así ves una conexión rota antes de que te cueste una reserva.
En el calendario que leen los portales, cada noche ocupada dice de dónde viene: «Reservado (web)», «Reservado (otro portal)» o «No disponible», sin nombres. Y en la pantalla Reservas ves las reservas que llevas en Inmotalia, con su canal y su estado.
El ritmo al que cada portal lee tu calendario lo decide el portal, así que las medidas 2 y 3 siguen valiendo. Inmotalia no tiene conexión de partner con ningún portal, y las noches que llegan por iCal no traen importe ni nombre del huésped.
Si quieres verlo con tus viviendas, échale un vistazo a nuestro software de alquiler vacacional. Y para depender menos de los portales, mira cómo conseguir reservas directas en alquiler vacacional.
Preguntas frecuentes
¿Booking me cobra comisión por un overbooking?
No te la cobra si tu alojamiento lleva menos de 30 días en la plataforma o si no has tenido reservas duplicadas en los últimos 12 meses; en los demás casos, sí. Y si no tienes otra unidad libre, el nuevo alojamiento corre de tu cuenta, y puede que también el traslado.
¿Cuánto cuesta cancelar en Airbnb por una doble reserva?
Entre el 10 % y el 50 %, según la antelación, con un mínimo de 50 dólares estadounidenses. Airbnb cuenta la tarifa base, la limpieza y las comisiones por mascotas, pero no los impuestos ni las comisiones del viajero. Y esa reserva no la cobras.
¿Un channel manager acaba con el overbooking?
Lo reduce, porque la disponibilidad viaja por conexión directa y no espera a la siguiente lectura del iCal. Pero Booking recuerda que también hay dobles reservas por fallos de conexión o asignaciones que faltan, y las ventas por teléfono siguen dependiendo de que alguien las bloquee.
¿Puede pasar con las reservas de mi propia web?
Sí. Una reserva directa cierra las noches en tu web, pero los portales no lo ven hasta su siguiente lectura. Si es para fechas cercanas, fuerza la lectura en cada portal.
Con iCal, el overbooking no desaparece del todo, pero se vuelve mucho menos probable si acortas la ventana entre lecturas, bloqueas en el momento lo que vendes fuera y revisas las conexiones cada semana. Si quieres que tu web haga de calendario central, mira nuestro software de alquiler vacacional para WordPress o pide una demostración.
