Para sincronizar calendario Airbnb y Booking se usa iCal: cada portal te da un enlace .ics con las fechas ocupadas de tu anuncio, y tú lo pegas en el otro. Así, una reserva en Airbnb cierra esas noches en Booking y al revés. Ojo: no es inmediato. Airbnb lee los calendarios vinculados cada 3 horas y Booking cada 2.
Aquí tienes los pasos en cada portal (también en Vrbo), qué datos viajan, cada cuánto se actualiza cada uno y los cinco fallos que más dobles reservas provocan.
Qué es iCal y qué datos viajan entre portales
iCal es un formato estándar de calendario. Cada anuncio tiene una dirección privada, normalmente terminada en .ics, que otro calendario puede descargar cada cierto tiempo. No hay un cable directo entre Airbnb y Booking: cada uno descarga el fichero del otro cuando le toca.
Por ese enlace solo viajan fechas: las noches reservadas y las que has cerrado a mano. Según la ayuda de Airbnb sobre calendarios sincronizados, también salen como no disponibles las noches que bloquean tu tiempo de preparación, el preaviso o la estancia mínima. Lo que no viaja:
- el precio y las tarifas por temporada;
- el nombre, el teléfono o el email del huésped;
- los mensajes, los pagos y las opiniones;
- las fotos, la descripción y las normas de la casa.
Por eso el iCal sirve para no vender dos veces la misma noche, pero no para llevar precios y conversaciones desde un único sitio. Para eso hace falta otra herramienta, y te contamos la diferencia en qué es un channel manager.
Cómo sincronizar calendario Airbnb y Booking paso a paso
La conexión se hace en las dos direcciones y vivienda por vivienda: exportas el calendario de un portal, lo importas en el otro y repites al revés. En Booking necesitas un usuario con permisos de Tarifas y disponibilidad en la extranet.
- Copia el enlace de Airbnb. Entra en Calendario, elige el anuncio y pulsa Disponibilidad. En «Vincula los calendarios», haz clic en «Conéctate a una web externa» y copia el enlace de exportación.
- Pégalo en Booking. En la extranet, ve a Tarifas y disponibilidad › Sincronizar calendarios. Busca la habitación o unidad, pulsa «Conectar un calendario», pega el enlace y ponle un nombre, por ejemplo «Airbnb». Termina con Siguiente y Listo.
- Copia el enlace de Booking. En esa misma página, pulsa «Conectar un calendario», elige «Saltar a exportar», ponle nombre a la conexión y pulsa «Copiar enlace».
- Pégalo en Airbnb. Vuelve a «Conéctate a una web externa», pega la dirección en el campo del calendario, ponle nombre y pulsa «Añade el calendario».
- Haz una prueba. Cierra una noche suelta en un portal, fuerza la lectura en el otro y comprueba que aparece ocupada. Después, vuelve a abrirla.
Booking explica todo el proceso, con los estados de cada conexión, en su página sobre cómo sincronizar tus calendarios en todos los canales. Ahí también pone los requisitos: el alojamiento abierto, 20 tipos de habitación como máximo, una unidad por tipo y no usar un proveedor de conectividad. Una villa o un apartamento suelto los cumple.
Si también estás en Vrbo
Vrbo funciona igual: importas los .ics de los demás desde los ajustes de disponibilidad del calendario y exportas el suyo. Su ayuda para importar calendarios indica que admite hasta cinco calendarios importados por vivienda, que la dirección tiene que empezar por https:// (si empieza por webcal, se cambia) y que no se pueden importar calendarios si la vivienda se gestiona con un software de terceros.
Haz la cuenta: con tres portales, cada vivienda necesita seis conexiones, porque cada portal importa a los otros dos. Con quince viviendas en Jávea y Dénia son noventa enlaces que vigilar.
Cada cuánto se actualiza cada portal
Este es el dato que más importa: marca el tiempo durante el que una noche ya vendida en un portal sigue libre en otro.
| Portal | Lee los calendarios importados | Lectura a mano |
|---|---|---|
| Airbnb | Cada 3 horas | «Actualiza el calendario», con un límite de peticiones |
| Booking.com | Cada 2 horas | «Importar ahora» |
| Vrbo | Cada 30 minutos | Botón de refrescar en su app |
Booking avisa de que la sincronización no es inmediata y de que un cambio puede tardar hasta dos horas en verse. En ese hueco se cuelan muchas dobles reservas, sobre todo en agosto o en puentes, cuando las fechas buenas vuelan. Lo explicamos hora a hora en cómo evitar el overbooking en alquiler vacacional.
Dos costumbres lo acortan mucho. Cuando entre una reserva para fechas cercanas, fuerza la lectura en los demás portales. Y cuando cierres una por teléfono, bloquea esas noches a mano en todos ellos en ese momento.
Los 5 fallos típicos al sincronizar y cómo arreglarlos
1. Has copiado la página, no el calendario
El enlace bueno es un fichero, no la dirección del anuncio. Airbnb pide que la URL termine en .ics, Booking recomienda buscar «/ical/» en la dirección y Vrbo insiste en copiar el enlace iCal y no la web del portal. Si un portal da error al pegarlo, empieza a revisar por aquí.
2. El enlace ha dejado de funcionar
Si borras y vuelves a crear un anuncio, o cambias el enlace de exportación porque se ha filtrado, la dirección antigua deja de servir. El otro portal sigue intentando leerla y deja de cerrar fechas. En Booking lo verás como «Error del servicio» en la página de sincronización; en Airbnb, en la fecha de la última actualización de cada calendario vinculado.
3. Zona horaria y día de salida
En iCal, una estancia del 3 al 10 ocupa las noches del 3 al 9: el día 10 queda libre para que entre otro huésped. Es lo correcto, no un fallo. El problema aparece cuando un calendario exporta eventos con hora y otro los interpreta en otra zona horaria, y el bloqueo sale corrido un día. Si ves fechas desplazadas, compara una misma reserva en los dos portales antes de tocar nada.
4. Bloqueos que no salen en el otro portal
Los portales no tratan igual todo lo que cierras. Airbnb avisa de que las fechas que bloquees en otro calendario pueden aparecer o no como disponibles en Airbnb, por ejemplo si allí has puesto un tiempo de preparación o un preaviso. Booking, por su parte, intercambia fechas reservadas o cerradas. Prueba con una noche suelta cómo viaja cada tipo de bloqueo.
5. Calendario importado dos veces o en la vivienda equivocada
Con muchas viviendas es fácil pegar el enlace del ático de Calp en el bajo de al lado, o dar de alta el mismo calendario dos veces. Lo primero cierra noches que no tocan; lo segundo complica saber qué conexión falla. Ponle a cada conexión un nombre con el portal y la vivienda («Airbnb · Ático Calp») y revisa la lista cuando algo no cuadre. Vrbo, de hecho, pide que el nombre y la dirección de cada calendario sean únicos.
Un calendario central: menos enlaces que vigilar
La alternativa a conectar cada portal con todos los demás es poner un calendario en medio. Si además vendes en tu web, ya son cuatro canales y doce conexiones por vivienda. Con un calendario central, cada portal importa un único enlace y el centro importa el de cada portal: seis conexiones, todas a la vista en el mismo sitio.
Tiene un precio. Una reserva de Airbnb pasa primero por el centro y después llega a Booking, así que al tiempo de lectura de Booking se suma el del centro. Si quieres la ventana más corta entre los dos portales donde más vendes, mantén además el enlace directo entre ellos.
Cómo lo resolvemos en Inmotalia
En Inmotalia, ese calendario central es tu propia web. Está en Conexiones, en la tarjeta «Calendarios de alquiler vacacional», y viene también en la versión gratuita.
- Tu calendario para los portales. En el bloque «1. Tu calendario, para dar a los portales», cada vivienda tiene su enlace .ics con los botones «Copiar» y «Ver». Publica las fechas reservadas y bloqueadas sin nombres: los eventos solo dicen «No disponible», «Reservado (web)» o «Reservado (otro portal)».
- Los calendarios de los portales. En «2. Los calendarios de los portales, para traerlos aquí», pegas el enlace de cada portal y pulsas «Añadir y leer». Se lee en ese momento y después cada hora, con columnas de Portal, Dirección, Estado y Última lectura, y con los botones «Leer ahora» y «Quitar».
- Un semáforo que no engaña. La etiqueta «Leído por el portal» se pone en verde únicamente cuando el portal ha descargado tu calendario de verdad; abrirlo desde un navegador no cuenta. Así detectas el fallo 2 sin esperar a una doble reserva.
Las fechas que llegan de los portales cierran la reserva directa en tu web. Si una reserva desaparece del portal, sus noches vuelven a quedar libres en la siguiente lectura. Y si un enlace se filtra, puedes crear direcciones nuevas con «Renovar las direcciones de calendario»; después toca pegarlas otra vez en cada portal.
En el bloque 2 tienes el enlace «Dónde encuentro ese enlace en cada portal», con guías para Airbnb, Booking.com, Vrbo / Expedia, Google Calendar, Tripadvisor, Holidu, Rentalia y «Otro calendario».
Inmotalia lee los calendarios de los portales cada hora y bloquea esas fechas en tu web; así reduces mucho el riesgo de doble reserva. Eso sí, no mueve precios, mensajes ni datos de huéspedes, y no tiene conexión de partner con ningún portal. Las noches que llegan por iCal no traen importe ni nombre: el detalle de esa reserva sigue en el portal.
Cuando alguien reserva en tu web, esas fechas se cierran también en el calendario que leen los portales. Para que esas ventas sin comisión crezcan, mira cómo conseguir reservas directas en alquiler vacacional.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden sincronizar los precios por iCal?
No. El iCal lleva únicamente fechas ocupadas. Para mover precios entre portales necesitas un channel manager con conexión directa a cada uno, que es otro tipo de herramienta y exige que el proveedor sea socio del portal.
¿Por qué el día de salida aparece libre en el otro portal?
Porque la noche de salida no se ocupa: una estancia del 3 al 10 bloquea las noches del 3 al 9, y el día 10 puede entrar otro huésped. Si necesitas un día entre estancias, ciérralo con el tiempo de preparación o con un bloqueo a mano. Te lo contamos en cómo organizar la limpieza entre reservas.
¿Puedo conectar Booking con Google Calendar?
Booking indica en su ayuda que hoy no hay opción para sincronizar su calendario con Google Calendar. Airbnb, en cambio, deja exportar su calendario a Google o a Apple para consultarlo. Para cruzar reservas entre portales, usa los enlaces .ics de cada uno.
¿Qué pasa con las fechas si se cancela una reserva?
El portal donde se cancela vuelve a abrir esas noches según sus propias normas, y los demás no se enteran hasta su siguiente lectura. Si la cancelación es para fechas cercanas y quieres volver a venderlas pronto, fuerza la lectura en cada portal.
Sincronizar calendario Airbnb y Booking por iCal es gratis y reduce mucho las dobles reservas, siempre que conectes las dos direcciones, revises los enlaces y cuentes con el tiempo entre lecturas. Si quieres tener todos los calendarios en tu web, con su semáforo y sin comisiones por reserva, mira nuestro software de alquiler vacacional para WordPress o pide una demostración.
