Saber cómo elegir un CRM inmobiliario se reduce a hacer las preguntas incómodas antes de firmar: dónde quedan tus datos y cómo te los llevas, a qué portales publica, si cruza demandas, qué cuesta de verdad, qué permanencia tiene y cómo se migra. Las funciones vistosas importan menos que poder salir sin perder nada.
Esta guía es para agencias pequeñas y medianas que venden, alquilan por días o hacen las dos cosas, de Peñíscola a Torrevieja. Son nueve preguntas, cómo comprobar cada respuesta en una demostración y los errores más comunes al decidir.
Qué tiene que resolverte un CRM inmobiliario
Un CRM inmobiliario es la memoria de tu agencia: viviendas, propietarios, compradores y todo lo que has hablado con cada uno. Lo que importa no es la lista de funciones, sino qué pasa un lunes cualquiera.
Pongamos que entra en exclusiva un piso de tres dormitorios en el Arenal de Jávea. Con un buen CRM sabes en minutos qué compradores encajan, el anuncio llega a los portales sin teclearlo cinco veces y nadie del equipo llama dos veces al mismo cliente. Si para eso necesitas una libreta, un Excel y la memoria de alguien, el programa no está haciendo su trabajo. Si quieres ver el mapa completo antes de entrar en detalle, empieza por qué es un software inmobiliario y qué piezas tiene.
Las 9 preguntas para elegir un CRM inmobiliario
Llévalas apuntadas a cada demostración y pide las respuestas por escrito, sobre todo la primera y la sexta. En el esquema, precio y permanencia van juntas:
1. ¿Dónde están mis datos y cómo me los llevo?
Es la pregunta que más se olvida y la que más duele después. Pide que te enseñen la exportación completa: viviendas con sus referencias, propietarios, compradores con lo que buscan e historial de llamadas y visitas. Pregunta en qué formato sale (un CSV se reutiliza en cualquier programa), si incluye las fotos y si la haces tú o tienes que pedírsela a soporte.
Si el programa guarda datos de tus clientes por cuenta de tu agencia, es tu encargado del tratamiento. Esa relación tiene que ir por contrato, y el contrato debe decir que al terminar el servicio te devolverá o suprimirá los datos personales, a tu elección, como marca el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos.
2. ¿A qué portales publica y cómo?
Lo normal es que el CRM genere un fichero con tus inmuebles, casi siempre en XML, y que cada portal lo lea con tu cuenta de agencia. Pregunta qué portales tiene preparados (Idealista, Fotocasa, habitaclia, pisos.com), cada cuánto lo leen, qué pasa con las fotos y quién te ayuda si un anuncio no sale. El portal tiene que aceptarlo: Idealista, por ejemplo, exige contrato de agencia. Lo explicamos en cómo publicar inmuebles en Idealista automáticamente.
3. ¿Cruza demandas y te dice por qué?
Cuando entra una vivienda, el programa debería decirte qué compradores encajan, y al revés cuando entra un comprador. Mira con qué criterios cruza (precio, zona, tipo, dormitorios, superficie), si ordena por encaje y si te explica lo que falla. «Encaja, pero se pasa 15.000 € de su presupuesto» te sirve más que una lista sin motivos. Tienes el método completo en el cruce de demandas en una inmobiliaria.
4. ¿Trae web o se conecta a la tuya?
Unos CRM incluyen una web hecha con su plantilla; otros envían tu cartera a la web que ya tienes. Si tu web te trae clientes, pregunta si puedes conservarla y qué pasa con tus fichas, tus direcciones y tu posicionamiento el día que cambies de programa. Si la web es del proveedor, pregunta también qué te llevas cuando te vas.
5. ¿Cuánto cuesta de verdad?
Compara con tu caso, no con el precio de entrada. Unos cobran por usuario, otros por número de inmuebles o de alojamientos y otros por cuenta. Suma lo que va aparte: alta, migración, módulos, cada portal conectado y la web. Y haz la cuenta con la cartera que esperas tener dentro de un año, no con la de hoy.
6. ¿Hay permanencia y cómo se sale?
Lee la cláusula de baja antes que la de precio: duración mínima, preaviso, penalización si te vas antes y cuántos días tendrás para descargar tus datos. Si el CRM es un servicio en la nube, el Reglamento europeo de Datos, que se aplica desde el 12 de septiembre de 2025, obliga a que el contrato recoja cómo cambiar de proveedor, con un preaviso de dos meses como máximo. Consúltalo con tu gestoría o asesor si tu caso tiene matices.
7. ¿Sirve también para el alquiler por días?
Si además llevas apartamentos turísticos, necesitas calendarios conectados con Airbnb y Booking, reservas directas, datos de los viajeros y limpiezas. Los programas de alquiler vacacional (Smoobu, Lodgify, Hostaway, AvaiBook) no llevan venta, y los CRM inmobiliarios (Inmovilla, Sooprema, idealista/tools) traen, como mucho, un módulo de reservas básico, según recogemos en nuestra comparativa con otras herramientas. Si haces las dos cosas, lo normal acaba siendo pagar y mantener dos sistemas.
8. ¿Quién te atiende cuando algo falla?
Un sábado de agosto con un anuncio caído no es el momento de enterarte de que el soporte responde en dos días. Pregunta horario, idioma y canal (teléfono, email o chat), si la puesta en marcha está incluida y si hay formación para el equipo.
9. ¿Cómo es la migración?
Qué importa (viviendas, contactos, demandas, historial, fotos), en qué formato, quién la hace, cuánto cuesta y cuánto tarda. Pide una prueba con una parte de tu cartera antes de firmar. Lo contamos paso a paso en cómo cambiar de CRM inmobiliario sin perder datos.
Cómo elegir un CRM inmobiliario en la demostración
Una demostración preparada por el proveedor siempre sale bien. Prepárala tú:
- Lleva tres casos reales. Un piso que acaba de entrar, un comprador exigente y una visita del sábado. Pide que los resuelvan delante de ti.
- Pide una exportación de prueba y ábrela tú, en tu ordenador.
- Calcula el precio con tu cartera a un año, con todo lo que se paga aparte.
- Pide el contrato antes de firmar, también el de encargo del tratamiento. Las directrices de la AEPD sobre contratos con encargados del tratamiento te sirven de lista para revisarlo.
- Invita a quien lo va a usar. Si el equipo no lo entiende en la demostración, no lo usará en agosto.
Cómo responde Inmotalia a estas preguntas
Inmotalia es un plugin de WordPress para agencias que alquilan por días y venden viviendas, en el mismo sitio. Así responde a las preguntas que dependen del producto:
- Datos: las viviendas, las reservas y los contactos se guardan en la base de datos de tu WordPress, en tu servidor. Si un día te vas, ya están en tu casa.
- Portales: en los planes de pago genera un fichero por portal (Idealista; Fotocasa y pisos.com, que habitaclia también usa; un XML genérico y un JSON). Tú copias la dirección y el portal la activa con tu cuenta.
- Demandas: AutoMatch da a cada vivienda una nota de 0 a 100 para cada comprador, con los motivos y los peros, y te avisa por email de los encajes del 50 % o más.
- Web: la web es la tuya. Las fichas, el buscador y la reserva se montan en tu WordPress, con widgets de Elementor o shortcodes.
- Alquiler y venta: la misma vivienda puede estar en alquiler, en venta o en las dos, con calendarios por iCal leídos cada hora y reserva directa sin comisiones por reserva.
- Migración: importa ficheros CSV de propiedades, reservas históricas, contactos y clientes, con plantillas de cabeceras.
- Equipo: varios administradores de WordPress pueden trabajar a la vez.
Y lo que no hace, para que lo sepas antes: no importa Excel directamente (lo guardas como CSV), no trae las fotos al importar, no se conecta a otro CRM para traerse los datos y no tiene app ni permisos distintos por persona. El CRM, AutoMatch y los ficheros para portales van en los planes de pago; los tienes en planes y precios.
El día a día se ve en el resumen del panel, la pestaña «Dashboard»: configuración inicial, indicadores del día, ocupación de la semana, últimas reservas y mensajes recientes.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un CRM inmobiliario y uno genérico?
Un CRM genérico gestiona contactos y oportunidades de venta, pero no sabe qué es una vivienda, una demanda o un portal: tendrás que adaptarlo tú. Uno inmobiliario trae la ficha del inmueble, el cruce con compradores y la publicación en portales desde el primer día.
¿Cuánto cuesta un CRM inmobiliario?
Depende de cómo cobre: por usuario, por inmuebles o por cuenta, más lo que se paga aparte. Compara siempre con tu cartera real a un año y pregunta por el alta, la migración y la baja, no solo por la cuota.
¿Puedo cambiar de CRM sin perder los datos?
Sí, si pides la exportación completa antes de dar de baja el programa anterior y la compruebas. El orden importa: exportar, limpiar, importar por partes y, al final, reconectar portales y calendarios.
¿Es mejor un CRM en la nube o dentro de mi web?
En la nube no te ocupas del servidor, pero tus datos viven en el del proveedor. Dentro de tu WordPress, la web y la gestión son lo mismo y los datos están en tu servidor, a cambio de mantener tu hosting. Depende de quién lleve hoy tu web y de cuánto te importe tener los datos en casa.
Saber cómo elegir un CRM inmobiliario es, sobre todo, saber cómo salir de él. Haz las nueve preguntas, pide las respuestas por escrito y prueba la salida antes que la entrada. Si quieres ver cómo lo resolvemos, mira nuestro CRM inmobiliario para WordPress o pide una demostración.
