Un buen informe para propietarios cabe en una página y responde a cinco preguntas: cuántas noches se ha alquilado su vivienda, cuánto ha ingresado, qué se ha descontado y por qué, qué ha pasado en la casa y qué viene el mes siguiente. Mándalo cada mes, el mismo día y con el mismo formato.
El propietario que no recibe nada se imagina lo peor, y el que recibe una tabla sin explicar llama para preguntar. Pongamos un apartamento de dos dormitorios en Calp: así se arma su informe de julio, con una plantilla que puedes copiar, la frecuencia que funciona y cómo contar los meses malos.
Qué incluir en el informe para propietarios
Seis bloques, siempre en el mismo orden:
| Bloque | Qué pones | Para qué |
|---|---|---|
| Resumen | Ocupación, ingresos brutos y neto a cobrar, en tres cifras. | Es lo único que leen algunos propietarios. |
| Reservas del mes | Fechas, noches, canal e importe de cada reserva. | Le deja comprobar las cuentas sin preguntarte. |
| Liquidación | Ingresos brutos, comisión de la agencia, gastos y neto. | Cada descuento, con su concepto y su factura. |
| Incidencias | Qué pasó, cómo se resolvió y cuánto costó. | Contada a tiempo, una avería no se convierte en sospecha. |
| Opiniones | Nota media y algún comentario de los huéspedes, bueno o malo. | Le enseña cómo ven su casa los que la usan. |
| Lo que viene | Reservas del mes siguiente y una propuesta, si la hay. | Convierte el informe en una conversación. |
Las incidencias salen de las notas que tu equipo apunta en cada limpieza entre reservas. Si están bien tomadas (vivienda, fecha, qué pasó, foto y coste), ese bloque se escribe en cinco minutos.
Tres cifras bien calculadas
Las cifras del resumen tienen que poder comprobarse con una calculadora. Defínelas igual todos los meses:
- Ocupación. Noches vendidas entre noches disponibles. Si el propietario se guardó una semana para él, descuéntala de las disponibles y dilo; si no, ese mes parecerá peor de lo que fue.
- Precio medio por noche. Ingresos por alojamiento entre noches vendidas, sin limpiezas ni extras. En el ejemplo de Calp, 4.680 € entre 26 noches: 180 €.
- Neto. Lo que recibe el propietario después de la comisión y los gastos, con la fecha de la transferencia.
Compara siempre con el mismo mes del año anterior, no con el mes de antes: en la costa, julio contra junio no dice nada. Y no le pases datos personales de los huéspedes (nombres completos, documentos o teléfonos): para seguir su vivienda le bastan las fechas, las noches, el canal y el importe.
Una plantilla de estructura para copiar
Con el apartamento de Calp, el informe de julio quedaría así. Cambia cifras y nombres, y conserva el orden:
Apartamento Calp Centro · julio de 2027
Resumen. 26 noches ocupadas de 31 (84 %), 4.680 € de ingresos brutos y 3.449 € netos para ti, que te transferimos el día 10.
Reservas. Cinco estancias: dos por nuestra web, dos por Booking.com y una por Airbnb. El detalle va en la tabla adjunta.
Liquidación. 4.680 € de ingresos, menos 936 € de comisión (20 %) y 295 € de gastos (cinco limpiezas y el grifo de la ducha): 3.449 €.
Incidencias. El día 12 goteaba el grifo de la ducha. Lo cambiamos esa misma tarde por 45 €; la factura va adjunta.
Opiniones. Nota media de 4,8 sobre 5 en las cinco estancias. Una familia echó en falta una segunda sombrilla.
Lo que viene. Agosto está vendido a falta de tres noches. Te proponemos comprar una segunda sombrilla y subir un 5 % el precio del próximo agosto.
La propuesta de precio no sale de la nada: sale de revisar tus precios por temporada en alquiler vacacional con los datos del año. Y la cabecera del informe, la parte que todos leen, se resume en cuatro cifras:
Cada cuánto mandarlo y en qué formato
Una vez al mes, en los primeros días del mes siguiente y siempre el mismo día. El propietario se acostumbra a la fecha y deja de llamar para preguntar. Si en pleno agosto pasa algo serio (una avería grande, un huésped problemático), no esperes al informe: llámale ese mismo día.
El formato importa menos que la constancia: un correo con las tres cifras arriba y un PDF o una hoja adjunta con el detalle. Lo que no funciona es cambiar de formato cada mes. Si todavía lo montas a mano con hojas de cálculo sueltas, te ayudará entender qué es un software inmobiliario y qué piezas te ahorran ese trabajo.
En enero, añade un resumen del año con ingresos, comisiones y gastos: es lo que le pedirá su gestoría para la renta. Con carácter general, la Agencia Tributaria trata los ingresos del alquiler turístico como rendimientos del capital inmobiliario, salvo que se presten servicios propios de la hostelería o haya al menos una persona empleada a jornada completa, como explica en su página sobre la tributación del alquiler de apartamentos turísticos. Si tu caso tiene matices, consúltalo con tu gestoría o asesor.
Cómo contar un mes malo sin perder al propietario
Los meses malos también se informan, y con más cuidado que los buenos:
- Dilo en la primera línea, con la causa. «Junio ha estado por debajo del año pasado: 14 noches frente a 19, por las dos semanas de obras en la calle.»
- Separa lo que depende de ti de lo que no. El tiempo, una obra o un festivo que cae en martes no son culpa de nadie; un anuncio con fotos viejas, sí.
- Acaba con una propuesta concreta. Bajar el mínimo de noches, ajustar el precio de septiembre o una mejora pequeña en la casa.
Con una opinión negativa, igual: cópiala tal cual, explica qué pasó y qué has cambiado. El propietario que se entera por su cuenta de una mala reseña se pregunta qué más no le cuentas.
Cómo lo hacemos con Inmotalia
En los planes de pago, Inmotalia trae informes por periodo (semana, mes, trimestre, año o fechas a tu medida) con los «Ingresos», las «Reservas» comparadas con el periodo anterior, la «Estancia media» y el «Valor medio reserva».
Por vivienda tienes el «Rendimiento por propiedad», con la ocupación del mes en curso, y además los ingresos de los últimos 12 meses, el «Top propiedades» y el reparto «Por canal». En «Contabilidad» registras ingresos y gastos, y las «Liquidaciones a propietarios» te dan, para cada propietario, los ingresos brutos, la comisión de la agencia, los gastos y el neto.
Con las liquidaciones tienes la parte de números del informe de cada propietario; lo demás (incidencias, reseñas y próximas reservas) lo añades tú. Para ver el día de un vistazo antes de ponerte, el «Resumen» del panel junta las propiedades, las reservas activas, las entradas y salidas de hoy, los mensajes sin leer, los ingresos del mes y la «Ocupación esta semana».
Tres límites que conviene conocer. Los informes se consultan en pantalla: no se exportan a ningún formato ni se mandan por email de forma programada, así que las cifras las pasas tú a tu plantilla. Cuentan las reservas que registras en Inmotalia: las que entran por iCal desde los portales bloquean fechas, pero no traen importe. Y no calculan indicadores como el ADR o el RevPAR, ni hacen previsiones.
Para los importes de las reservas de portales, tira del informe de ingresos de cada uno. Airbnb, por ejemplo, permite exportar un CSV desde su panel de ingresos, como cuenta en su ayuda para consultar los ingresos a efectos fiscales.
Si usas el asistente con IA, que funciona con la clave de tu cuenta de OpenAI o de Anthropic, su herramienta «Informe para propietarios» te ayuda con el borrador del texto, que luego revisas y copias a tu plantilla. Con la IA activada se envía al proveedor un resumen de tus datos; lo contamos en la guía de inteligencia artificial para inmobiliarias.
Preguntas frecuentes
¿Puede el propietario entrar a ver sus números?
El panel de Inmotalia es para administradores de WordPress: no hay acceso para propietarios, así que el informe se lo mandas tú. Si te lo pide, ofrécele el informe mensual en una fecha fija y una llamada cuando la necesite.
¿Qué gastos se descuentan al propietario?
Los que diga el contrato de gestión: la comisión y lo que hayas pactado con él, como limpiezas, lavandería, reparaciones o suministros. Cada gasto va con su concepto y su factura o justificante, y si alguno se sale de lo normal, avísale antes de hacerlo.
¿Cada cuánto se le paga?
Lo que fije el contrato. Una liquidación mensual, pagada en la misma fecha que el informe, es lo más fácil de seguir para los dos.
¿Incluyo las reservas de los portales?
Sí: al propietario le da igual el canal, quiere ver todas sus noches. En Inmotalia, las que entran por iCal no traen importe; si quieres que sumen en las liquidaciones, regístralas con su importe.
Un informe corto, puntual y que también cuenta lo que sale mal hace más por retener a un propietario que una rebaja en la comisión. Si quieres ver los informes y las liquidaciones con tus datos, repasa las funciones de Inmotalia o pide una demostración.
