Una buena gestión de visitas inmobiliarias se basa en tres hábitos: cada solicitud apuntada en el mismo sitio y con su estado, una nota de cada visita el mismo día y cada oferta por escrito y con fecha. Con eso sabes a quién llamar el lunes y ninguna oferta se queda olvidada en un móvil.
Un sábado cualquiera de octubre: tres visitas en Altea entre las 10 y las 13, una pareja que te manda una oferta por WhatsApp a las once de la noche y un comprador que vio el ático la semana pasada y no ha vuelto a contestar. Así se ordena todo eso.
Cómo organizar las solicitudes de visita
Las solicitudes entran por todas partes: el formulario de tu web, los portales, el teléfono, el escaparate. El primer paso es que todas acaben en el mismo sitio y con los mismos datos:
- Quién es y cómo contactarle.
- Qué vivienda quiere ver, con su referencia.
- De dónde viene: web, portal, referido, redes. Con el tiempo te dirá qué canal funciona.
- En qué estado está: nueva, contactada, visita programada, visitada, con oferta.
Contesta rápido: mientras una solicitud espera, el comprador sigue mirando otras viviendas. Y antes de dar la cita, haz dos o tres preguntas: si ha visto el precio, si necesita vender antes o pedir hipoteca y quién más decide. Te ahorra visitas que no llevan a nada.
Si la visita sale de un aviso tuyo, apunta también de qué cruce viene. Te lo explicamos en el cruce de demandas en una inmobiliaria.
Gestión de visitas inmobiliarias: un sábado con tres citas
Tres visitas seguidas salen bien si las preparas el jueves, no el sábado por la mañana:
- Agrupa por zona y deja margen entre una y otra (pongamos, media hora en la misma urbanización y más si cambias de pueblo).
- Confirma la víspera con cada comprador y con el propietario o quien tenga las llaves.
- Prepara cada vivienda: persianas subidas, luces, ventilación y una hoja con lo que siempre se pregunta (comunidad, IBI, orientación, año de construcción).
- Ten un plan B por si alguien no aparece o la vivienda no le convence: otra parecida cerca.
- Si trabajas con hoja de visita, en la que el comprador firma la fecha y la vivienda que ha visto, llévala preparada y guárdala después con su ficha. Es tu constancia de quién la enseñó y cuándo.
Si el comprador vive lejos, una videollamada previa recorriendo la vivienda le ahorra un viaje en balde y a ti una mañana. Si después de verla en pantalla sigue interesado, la visita en persona llega con la mitad de las dudas resueltas.
Qué anotar después de cada visita
La nota se escribe en el coche, antes de la siguiente visita, no el lunes. Lo que hay que apuntar:
- Qué le gustó y qué no, con sus palabras.
- Las objeciones concretas: precio, ruido, cocina, plaza de garaje.
- Su interés del 1 al 5 y el siguiente paso acordado.
- Si vino con quien decide (pareja, padres, socio) o hará falta otra visita.
- Qué otras viviendas está viendo.
Con eso, la llamada del lunes no empieza con «¿qué te pareció?», sino con algo concreto: «Me dijiste que te preocupaba el ruido; ¿quieres verla un martes por la noche?».
Cuándo y cómo hacer el seguimiento
Un comprador que deja de contestar no siempre ha dicho que no. Dale un orden al seguimiento:
- Al día siguiente de la visita: una llamada corta para recoger su impresión.
- A los tres o cuatro días, si no contesta: un mensaje con algo nuevo, como la foto que no vio, el dato del IBI que pidió u otra vivienda parecida.
- A la semana o a las dos semanas: una pregunta directa, «¿sigues buscando o lo dejamos aquí?».
- Si no hay respuesta: márcalo como perdido y apunta el motivo. Si vuelve, sabrás dónde lo dejaste.
Tres intentos con algo útil respetan más al comprador que diez «¿qué tal?».
Ofertas por escrito: cómo no perder ninguna
La oferta que llega por WhatsApp a las once de la noche es una oferta real, pero no está en ningún sitio. Cuando llegue:
- Confirma que la has recibido y pide que te la mande por escrito, con importe, forma de pago, plazos y condiciones (por ejemplo, si depende de la hipoteca).
- Apúntala en la ficha del comprador y en la de la vivienda, con fecha y hora.
- Trasládala al propietario por escrito, aunque ya le hayas llamado.
- Anota la respuesta y la contraoferta, si la hay, también con fecha.
¿Y si llegan dos ofertas por la misma vivienda? Trasládalas las dos al propietario, por escrito y en cuanto lleguen; la decisión es suya, no tuya. A los compradores, dales el mismo trato: avisa a ambos de que hay más interés y fija el mismo plazo para que mejoren o confirmen. Lo que más quema a un comprador es enterarse tarde de que la vivienda se ha vendido a otro.
Este es el recorrido completo, de la solicitud a la oferta:
Cuando hay acuerdo, lo habitual es firmar un contrato de arras con una señal. Fíjate en el tipo: con las arras penitenciales del artículo 1454 del Código Civil, el comprador puede desistir perdiendo la señal, y el vendedor, devolviéndola duplicada. Que el contrato diga con claridad de qué tipo son.
Cómo se lleva en Inmotalia
En Inmotalia, las visitas y las ofertas de venta se llevan con las solicitudes de compra y el CRM, en los planes de pago:
- Solicitudes de compra. Llegan desde el formulario de tu web («Solicita una visita», «Enviar solicitud de compra →») o las creas a mano, por ejemplo cuando te llaman. Cada una crea el contacto en el CRM como «Lead».
- Estados de la solicitud: «Nueva», «Contactado», «Visita prog.», «Visitado», «Oferta», «Negociando», «Cerrado» y «Perdido».
- En la ficha de la solicitud guardas la «Fecha visita», la «Oferta de precio (€)» y las «Notas internas».
- En el CRM, cada contacto tiene su etapa («Lead», «Cualificado», «Visita», «Oferta», «Negociación», «Cerrado», «Perdido»), que cambias desde su ficha con «Cambio rápido de etapa». Con «Registrar actividad» apuntas cada Nota, Llamada, Email, Visita u Oferta, y queda en su historial.
- Si quieres que te avise, una automatización con el disparador «Nueva solicitud de compra» y la acción «Enviar email al administrador» te escribe cada vez que entra una.
En «CRM & AutoMatch», la pestaña Pipeline te enseña cuántos contactos tienes en cada etapa del embudo:
Lo que no hace, para que lo sepas antes: no escribe al comprador cuando cambia el estado de su solicitud ni le manda recordatorios de la visita; esos mensajes los envías tú. Las etapas se cambian desde la ficha, no arrastrando tarjetas. Y el contrato de arras lo preparas aparte: Inmotalia no lo genera.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si el comprador no contesta después de la visita?
Haz tres intentos espaciados, cada uno con algo útil: su impresión al día siguiente, un dato nuevo a los pocos días y una pregunta directa a la semana. Si no responde, márcalo como perdido con el motivo.
¿Vale una oferta que llega por WhatsApp?
Puedes recibirla por ahí, pero pide que te la confirmen por escrito, con importe y condiciones, antes de trasladarla al propietario. Así queda constancia de qué se ofreció y cuándo.
¿Qué diferencia hay entre una solicitud y un contacto del CRM?
La solicitud es la petición concreta: ver esta vivienda o hacer esta oferta. El contacto es la persona, con todo su historial. En Inmotalia, cada solicitud de compra crea el contacto como «Lead» y después lo vas cambiando de etapa.
¿Qué son las arras penitenciales?
Son la señal que permite desistir de la compraventa: el comprador pierde lo entregado o el vendedor lo devuelve duplicado, según el artículo 1454 del Código Civil. El contrato debe decir con claridad qué tipo de arras se firman. Consúltalo con tu gestoría o asesor si tu caso tiene matices.
Una buena gestión de visitas inmobiliarias es, sobre todo, constancia: todo en el mismo sitio, una nota tras cada visita, seguimiento con fecha y ofertas por escrito. Si estás pensando en cambiar de herramienta, repasa cómo elegir un CRM inmobiliario y cómo cambiar de CRM inmobiliario sin perder datos. Y para verlo funcionando, mira nuestro CRM inmobiliario para WordPress.
