La limpieza entre reservas se organiza con tres decisiones: una ventana de cambio fija (por ejemplo, salida a las 11:00 y entrada a las 16:00), un orden de trabajo que empiece por las viviendas cuyo huésped llega antes y una revisión final antes de entregar la llave. Lo demás es seguir la lista.
Pongamos un sábado de agosto en una agencia de Dénia con treinta viviendas: doce huéspedes se van por la mañana y otros doce llegan por la tarde, con cinco horas entre medias. Aquí vas a ver cómo repartir ese tiempo, qué revisar en cada casa, cómo avisar al equipo sin cadenas de mensajes y cómo apuntar lo que se rompe para que no se pierda.
Primero, la cuenta: cuántas manos necesitas
Antes de hablar de orden, haz números. Pongamos que un apartamento de dos dormitorios le lleva a una persona unas dos horas y media, y una villa de cuatro dormitorios, el doble. Con nueve apartamentos y tres villas salen unas 37 horas y media de trabajo para una ventana de cinco horas.
Eso son al menos ocho personas limpiando a la vez, sin contar desplazamientos ni repasos. Si ese sábado tienes cinco, la prisa no lo arregla: lo arreglan una ventana más amplia, una persona de refuerzo o pactar con algún huésped una llegada más tarde.
La ventana la decides tú: pon las horas de entrada y salida en el contrato y en el anuncio. En la Comunitat Valenciana, si no se ha pactado nada, el reglamento de alojamiento turístico entiende que la ocupación empieza a las 17:00 del primer día y termina a las 10:00 del día de salida (artículo 12 del Decreto 10/2021 del Consell, publicado en el DOGV). Si fijas otro horario, que el huésped lo sepa antes de reservar; y si tu caso tiene matices, consúltalo con tu gestoría o asesor.
Cómo planificar la limpieza entre reservas paso a paso
Con la cuenta hecha, el sábado se decide el viernes. Estos pasos te ahorran sustos cuando coinciden muchas salidas y entradas:
- La víspera, la lista cerrada. Saca todas las salidas y entradas del día, con la hora de llegada que te ha dicho cada huésped y sus peticiones: cuna, cama supletoria, llegada de madrugada.
- Ordena por hora de llegada, no por dirección. Primero las viviendas cuyo huésped llega antes. Las que no tienen entrada ese día van al final.
- Agrupa por zonas. Que cada persona o pareja trabaje en la misma urbanización o en calles cercanas: un sábado de agosto, cruzar Dénia de Les Marines a Les Rotes no es cosa de cinco minutos.
- Prepara la ropa por vivienda. Sábanas y toallas contadas y embolsadas por casa desde el viernes, para no repartir el sábado.
- Deja una persona de comodín. Sin vivienda fija, para cubrir al huésped que sale tarde, la villa que está peor de lo previsto o la llave que no aparece.
- Cierra con un repaso. Otra persona revisa la vivienda antes de la hora de entrada. Quien ha limpiado tiende a no ver lo que se le ha pasado.
Ayuda mucho que cada vivienda pase por los mismos estados y que todo el equipo los entienda igual: pendiente (el huésped se ha ido y aún no ha entrado nadie), en progreso, lista e inspeccionada. De un vistazo sabes qué casa puede recibir ya a su huésped y cuál todavía no.
Las salidas tardías y las entradas tempranas también se deciden la víspera. Si la vivienda no tiene entrada ese día, puedes ofrecer la salida tardía; si la tiene, la respuesta es no, o un sí que depende de que el equipo llegue a tiempo. Y si te encuentras una reserva en un hueco que dabas por libre, repasa cómo evitar el overbooking en el alquiler vacacional antes de que te pase en pleno agosto.
Qué revisar en cada vivienda antes de entregar la llave
La revisión tiene dos momentos: una vuelta rápida al entrar, antes de limpiar, para ver daños y olvidos, y el repaso final antes de la entrada. La limpieza deja la casa bonita; la revisión evita la queja. Una lista corta, siempre en el mismo orden, funciona mejor que la memoria a las tres de la tarde:
| Zona | Qué mirar |
|---|---|
| Entrada | Que la llave o el código funcionan y que no queda nada del huésped anterior. |
| Cocina | Nevera vacía y limpia, lavavajillas vacío, menaje completo, placa y cafetera funcionando. |
| Baños | Cal, pelos y desagües; toallas contadas; papel y jabón repuestos. |
| Dormitorios | Camas con ropa limpia, nada debajo de las camas, armarios vacíos y perchas. |
| Salón y terraza | Mandos del aire y de la tele con pilas, sofá sin manchas, terraza barrida y toldo recogido. |
| Exterior | Piscina limpia si la hay, barbacoa recogida y basura en el contenedor. |
| Antes de cerrar | Ventanas cerradas, luces apagadas y el aire puesto un rato antes si el huésped llega en pleno calor. |
Lo que se deja el huésped anterior (un cargador, unas gafas, un bañador) va a una bolsa con el nombre de la vivienda y la fecha. Si lo reclama, sabrás dónde está.
Al huésped que se va sí puedes pedirle gestos sencillos: juntar las toallas usadas, sacar la basura, apagar luces y cerrar con llave. Son las tareas que propone Airbnb en su guía Una salida clara y sencilla, que recuerda que el viajero espera irse sin tareas de limpieza. Mándale esas instrucciones la víspera; tienes plantillas de mensajes para huéspedes listas para copiar.
Cómo avisar al equipo sin cadenas de WhatsApp
El grupo de mensajes con quince personas aguanta hasta el primer sábado fuerte. Después se mezclan audios, fotos y cambios de última hora, y nadie sabe cuál es la versión buena. Tres hábitos lo ordenan:
- Una lista para cada persona. La víspera, cada una recibe sus viviendas, en orden, con la hora de llegada del siguiente huésped y la ropa que tiene que llevar.
- Un único canal para los cambios. Si algo cambia el sábado, lo comunica quien coordina ese día, por llamada o por mensaje directo a quien le afecta.
- Un aviso corto al terminar. «Lista la 14» o «Inspeccionada la villa del Montgó»: número de la vivienda y estado, sin fotos salvo que haya algo que enseñar.
Quien coordina va apuntando esos avisos en su lista o en su tablero. A las tres de la tarde tiene que poder decir qué viviendas están listas sin preguntar a nadie.
Cómo dejar notas de incidencias que no se pierdan
Una incidencia mal apuntada acaba siendo la queja del siguiente huésped. Una buena nota responde a cinco cosas: qué vivienda, qué ha pasado, una foto, si corre prisa (antes de la próxima entrada o puede esperar) y quién se encarga. Por ejemplo:
Villa Montgó · sábado 7 de agosto · 12:10. Gotea el grifo de la ducha del baño pequeño (foto). No impide la entrada de las 16:00. Fontanero avisado para el lunes.
Lo urgente (sin agua caliente, el aire roto, una cerradura que falla) se resuelve antes de la entrada o se avisa al huésped que llega. Lo que puede esperar se agrupa y se arregla en un hueco entre reservas.
Guarda las notas por vivienda. A final de mes son el apartado de incidencias del informe para propietarios: qué pasó, cómo se resolvió y cuánto costó. Mejor que el propietario lo lea en tu informe que oírselo al vecino.
Cómo lo organizamos con Inmotalia
En los planes de pago, Inmotalia trae un tablero de limpieza en la pestaña «Housekeeping». Muestra las estancias en curso y las llegadas de los próximos siete días, y cada vivienda tiene su estado: «Pendiente», «En progreso», «Lista» o «Inspeccionada». Son los cuatro pasos del sábado que has visto arriba.
La pestaña «Hoy» junta las «Llegadas hoy» y las «Salidas hoy», con los botones «Check-in» y «Checkout» para cambiar el estado de la reserva cuando el huésped entra o se va. En «Pre Check-in» ves qué llegadas de la semana tienen el formulario «Completo» y cuáles siguen en «Pendiente».
Ese formulario pide al huésped su hora estimada de llegada, y con ese dato ordenas las limpiezas: la villa cuyo huésped llega a las 16:00 va antes que el apartamento de quien aterriza a las 22:00. Cómo conseguir que lo rellenen lo contamos en la guía de check-in online para alquiler vacacional.
La ficha pública de cada vivienda enseña sus «Condiciones de la estancia»: hora de entrada, hora de salida y estancia mínima. Con salida antes de las 11:00 y entrada desde las 16:00, como en la captura, el huésped conoce tu ventana de limpieza antes de reservar.
Dos ajustes más te ayudan a ordenar los cambios. El mínimo de noches de cada tarifa de temporada: con siete noches de mínimo en agosto, cada vivienda tiene como mucho un cambio por semana. Y el botón «+ Bloquear fechas» del calendario, para reservar huecos de limpieza a fondo o de mantenimiento; las fechas bloqueadas salen también como no disponibles en el calendario que leen los portales.
Lo que no hace también conviene saberlo. Inmotalia no asigna las limpiezas a personas, no manda avisos al equipo y no trae checklists ni registro de incidencias. El panel lo usan los administradores de tu WordPress: quien limpia no entra en él ni tiene una app propia. La lista de cada persona y las notas de incidencias las sigues llevando con el método de arriba.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que dejar entre una reserva y otra?
Depende del tamaño de la vivienda y de cuántas personas limpien a la vez. Una ventana de cinco horas, de las 11:00 a las 16:00, da margen para limpiar y revisar un apartamento sin correr. Si tus viviendas son grandes o el equipo es corto, amplía la ventana en temporada alta.
¿Qué hago si el huésped no sale a su hora?
Llama antes de la hora de salida y recuérdale, con amabilidad, que esa tarde llega otra familia. Si no hay entrada ese día, puedes ofrecerle una salida tardía; si la hay, ofrécele dejar las maletas en un sitio seguro para que el equipo empiece. Para que no pase, manda las instrucciones de salida la víspera.
¿Cada cuánto conviene hacer una limpieza a fondo?
No hay una regla fija: depende del uso de cada vivienda. Lo práctico es aprovechar los huecos largos entre reservas y hacerla, como mínimo, antes y después del verano. En Inmotalia bloqueas esas fechas con «+ Bloquear fechas» para que no se vendan.
¿Las personas que limpian pueden ver el tablero en el móvil?
No. El panel de Inmotalia es para administradores de WordPress y no hay acceso ni app para el personal. Lo práctico es que quien coordina mire el tablero y mande a cada persona su lista del día.
Un sábado con doce cambios sale bien cuando la limpieza entre reservas ya está decidida la víspera: la ventana, el orden, la lista de cada persona y quién revisa. Si quieres ver llegadas, salidas y estados de limpieza junto a tus reservas, mira nuestro software de alquiler vacacional o pide una demostración.
