SES Hospedajes: quién está obligado, qué datos pide y en qué plazo

SES Hospedajes es la plataforma del Ministerio del Interior en la que los alojamientos, también las viviendas turísticas que gestiona una agencia, comunican los datos de cada reserva y de cada viajero. Hay que hacerlo de inmediato y, como máximo, en 24 horas: una vez al reservar (o al cancelar) y otra cuando el huésped entra en la vivienda.

Aquí tienes quién está obligado, qué datos pide el parte, cómo se comunica y cómo organizarlo cuando un sábado de agosto tienes doce llegadas. Fuentes oficiales consultadas el 6 de octubre de 2026.

Qué es SES Hospedajes y qué norma lo exige

La obligación viene del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, que fija qué datos tienen que registrar y comunicar quienes alojan a personas a cambio de un precio. La plataforma depende de la Secretaría de Estado de Seguridad (en su web aparece como SES.HOSPEDAJES) y los datos quedan en ficheros a los que acceden las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.

Son dos obligaciones:

• Registro documental (artículo 5): llevar un registro informático con los datos de los viajeros y conservarlo tres años desde que termina la estancia. Quien aloja de forma no profesional está exento de esta parte.
• Comunicación (artículo 6): darte de alta con tus alojamientos antes de empezar y, a partir de ahí, comunicar cada reserva y cada entrada.

No lo confundas con el registro de turismo de tu comunidad ni con el registro único de arrendamientos de corta duración, que el Tribunal Supremo anuló en 2026.

Quién está obligado a comunicar los partes

Están obligadas todas las personas físicas o jurídicas que ofrecen hospedaje, de forma profesional o no, y también los intermediarios (artículo 2). Las preguntas frecuentes del Ministerio sobre hospedajes lo dejan claro: un particular que alquila su piso también está obligado, aunque en su caso basta con comunicar.

La duda de una agencia es quién comunica cuando la vivienda es de un propietario y la reserva llega por un portal. La respuesta oficial: cada uno transmite la información de la que dispone y, si intervienen varios intermediarios, el obligado es quien mantiene «una relación contractual directa y final con el cliente». Tres ideas para no dejar huecos:

• Profesional o particular. Ejerce de forma profesional quien está inscrito en el censo de empresarios de Hacienda. Una agencia lo está; el propietario que alquila por su cuenta su apartamento de Calp puede no estarlo.
• Un tercero puede comunicar en tu nombre si el obligado le autoriza por una forma admitida en derecho, algo habitual cuando la agencia gestiona viviendas de varios propietarios.
• Déjalo por escrito. En el contrato de gestión, pon quién da de alta la vivienda, quién comunica reservas y entradas y quién guarda los datos.

La duración no te libra: la norma se aplica a cualquier alquiler cuya finalidad no sea servir de vivienda, aunque dure meses.

Qué datos pide el parte de viajeros

Hay dos comunicaciones. La de la reserva se hace al reservar o firmar el contrato, y también al anularlo, con lo que sepas en ese momento: titular, fechas y viajeros conocidos. El parte de viajeros se hace al empezar la estancia, con los datos de cada persona. El anexo I del Real Decreto enumera lo que hay que dar; este es el resumen:

• Identidad: nombre, los dos apellidos, sexo (si consta en el documento o lo indica la persona), fecha de nacimiento y nacionalidad.
• Documento: tipo y número. Con DNI, la plantilla del Ministerio exige el segundo apellido, y con DNI o NIE, el número de soporte.
• Residencia y contacto: dirección, localidad y país, y al menos un teléfono o un correo.
• Estancia: número de viajeros, fecha y hora de entrada y de salida y, si viaja un menor, su parentesco con uno de los adultos.
• Pago: el anexo pide el tipo (efectivo, tarjeta, plataforma, transferencia…) y datos del medio usado; en la plantilla XML, lo obligatorio de ese bloque es el tipo.

Los datos de los menores de 14 años los da el adulto que los acompaña; desde esa edad, cada viajero firma su parte (artículo 4.2).

Cómo se comunica: alta, formulario o fichero

Lo primero es darte de alta en la plataforma y registrar tus alojamientos: dentro de los diez días siguientes a completar los trámites que te exijan para la actividad y, en todo caso, antes de empezar a alojar. Si después cambia algún dato, hay que comunicarlo de nuevo.

A partir de ahí, desde la web de la plataforma tienes dos maneras de comunicar:

1. Una a una, con el formulario de cada parte o reserva. Va bien con pocas llegadas.
2. En bloque, con el «alta masiva»: descargas la plantilla del tipo de comunicación, la rellenas en formato XML y la adjuntas. Un fichero puede llevar varias comunicaciones, pero todas del mismo tipo. Las que den error se corrigen en «Consulta y gestión de mis comunicaciones», como explican las instrucciones del alta masiva.

Plazos y sanciones

El artículo 6.3 lo dice así: «de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas», contadas desde dos momentos: cuando se hace la reserva o se firma el contrato (y cuando se anula) y cuando empieza la estancia.

Pongamos una villa en Dénia. Una familia reserva el lunes a las 10:00 para el sábado: la reserva se comunica antes del martes a las 10:00. Llegan el sábado a las 23:00: el parte, antes del domingo a las 23:00. Si el miércoles cambian las fechas, toca otra comunicación, porque cualquier cambio en los datos obliga a comunicar de nuevo.

Las sanciones son las de la Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana. Según el Ministerio, comunicar fuera de plazo, con errores o con omisiones parciales es infracción leve, de 100 a 600 euros. No estar registrado o no comunicar es grave, de 601 a 30.000 euros.

Cómo organizar los partes cuando hay muchas llegadas

Un sábado de agosto con doce entradas se resuelve con un orden fijo. El que proponemos:

1. Pide los datos antes. Manda al titular un check-in online para el alquiler vacacional unos días antes de llegar, con su documento, su fecha de nacimiento y la hora prevista. Lo que llega antes no se teclea con prisas en la puerta.
2. Comprueba el documento. El establecimiento responde de que los datos coincidan con el documento de identidad, que el viajero tiene que enseñar o facilitar (artículo 4.3). Puedes hacerlo al dar las llaves o con un sistema que permita comprobarlo a distancia, que el Ministerio admite si respeta la protección de datos.
3. Comunica en dos tandas fijas al día. Por ejemplo, a las 10:00 las entradas de la tarde y la noche anteriores, y a las 20:00 las del día. Así cubres también a quien llega a medianoche.
4. Repasa cada día las reservas nuevas y las cancelaciones. También tienen 24 horas, y son las que se olvidan cuando entran por un portal un domingo.
5. Nombra un responsable por turno y un suplente, festivos incluidos, y apunta qué has comunicado y cuándo. Si la plataforma da error, guarda prueba y vuelve a intentarlo dentro del plazo.

Si llevas viviendas en la Comunitat, la declaración responsable de cada vivienda turística en la Comunidad Valenciana incluye declarar que cumples el Real Decreto 933/2021: es una de las condiciones de la inscripción.

Cómo lo llevamos en Inmotalia

En Inmotalia separamos las dos partes del trabajo: recoger bien los datos y saber qué falta por comunicar. La comunicación la haces tú en SES Hospedajes; Inmotalia no envía los partes por ti, te los deja listos.

Cuando la reserva entra por tu web, la página de reserva ya pide los datos del viajero principal: nombre, apellidos, email, teléfono, país y DNI o pasaporte, con la nota «Requerido para registro de viajeros».

Para completar lo que falte, o si la reserva viene de otro canal, abres la ficha de la reserva y mandas el enlace con el botón «Enviar enlace pre check-in». El huésped rellena desde el móvil su «Tipo de documento», el «Número de documento», la «Fecha de nacimiento», la «Nacionalidad», la «Dirección» y la «Hora estimada de llegada», y todo se guarda en la reserva.

En los planes de pago, la pestaña «SES/Webpol» reúne el resto:

• un aviso con el Real Decreto 933/2021 y el plazo de 24 horas;
• la tabla «Viajeros — Últimos 30 días», con referencia, nombre, apellidos, documento, tipo, nacimiento, nacionalidad, vivienda, entrada, salida y adultos;
• el botón «Exportar CSV», para tener esos datos en un fichero;
• el botón «Marcar comunicado», que guarda la marca y la fecha: cada parte queda «Comunicado» o «Pendiente».

Además, la lista «Pre check-in — Llegadas en 7 días» marca cada llegada como «Completo» o «Pendiente», así sabes a quién volver a mandar el enlace.

Los límites, para que no haya sorpresas:

• El pre check-in recoge los datos de un titular por reserva. Los acompañantes, el sexo, el número de soporte y el pago no están en la lista: los completas tú al comunicar.
• El CSV sirve para tener los datos ordenados. No es la plantilla XML de la plataforma, así que no se sube tal cual.
• Inmotalia no comunica nada al Ministerio ni comprueba documentos: eso sigue siendo tarea de la agencia.

La pestaña de viajeros va en los planes de pago, que tienes en planes y precios, y forma parte de nuestro software de alquiler vacacional para WordPress, con reservas, calendarios y huéspedes en el mismo sitio.

Preguntas frecuentes

¿Hay que comunicar también a los niños?

Sí. Los datos de los menores de 14 años los da el adulto que los acompaña, que además indica su parentesco. Desde los 14 años, cada viajero firma su parte.

¿Qué hago si la reserva se cancela o cambia de fechas?

La anulación se comunica en las 24 horas siguientes, igual que la reserva. Si cambian las fechas o el número de viajeros, toca una nueva comunicación.

¿Puede la agencia comunicar los partes en nombre del propietario?

Sí, si el obligado le autoriza por una forma admitida en derecho. Lo práctico es dejarlo escrito en el contrato de gestión, junto con quién da de alta la vivienda y quién conserva los datos.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los datos de los viajeros?

Tres años desde que termina la estancia, si ejerces de forma profesional, como una agencia. Quien aloja de forma no profesional no lleva ese registro, pero sí comunica.

¿Qué multa hay por no comunicar el parte de viajeros?

No comunicar o no estar registrado es grave: de 601 a 30.000 euros. Comunicar tarde o con errores es leve: de 100 a 600 euros.

En resumen: date de alta con tus viviendas, recoge los datos antes de la llegada, comprueba el documento y comunica en tandas fijas dentro de las 24 horas. Si quieres ver la lista de viajeros con tus viviendas, pide una demostración. Y si tu caso tiene matices, como viviendas de varios propietarios o estancias largas, consúltalo con tu gestoría o asesor.